(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めのあるものを除くほか、当組合事務局における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が円滑かつ適正に行われるようにしなければならない。

(文書取扱責任者)

第3条　組合事務局に文書取扱責任者1人を置く。

(文書の種類)

第4条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の収発番号及び分類記号)

第5条　文書には、収発番号及び分類記号を付さなければならない。

(公布番号及び令達番号)

第6条　法規文書、公示文書及び令達文書には、組合に備え付けてある公布(令達)文書番号簿(様式第2号)により、番号を付さなければならない。ただし、管理者が必要があると認めるものについては、別に定める様式を用いることができる。

(議案番号)

第7条　議会議案には、議案番号簿(様式第3号)により番号を付さなければならない。

(文書等の収受及び配布)

第8条　到着した文書は、当該職員が収受し、次の各号の定めるところにより処理しなければならない。

(文書等の配布)

第9条　前条の規定により処理された文書は、当該職員が文書取扱責任者に配布しなければならない。

(配布を受けた文書等の処理)

第10条　前条の規定により文書等の配布を受けた文書取扱責任者は、当該文書を事務局長の査閲に供しなければならない。ただし、親展文書は、あて名人に直接配布しなければならない。

(配布文書の処理期限)

第11条　配布を受けた文書は、原則として5日以内に処理しなければならない。

(起案)

第12条　文書の起案は、起案用紙(様式第5号)を用い、次の各号に従って行わなければならない。ただし、軽易な文書又は常例的な文書については、第14条の規定により処理する場合のほか、当該文書の余白に「供覧完結」と朱書し、必要事項を記入して処理することができる。

(重要な起案等)

第13条　重要な文書の起案は、当該文書の上欄余白に「重要」と朱書し、秘密を要するものについては「秘」と朱書し、事務局長が持ち回りして決裁を得なければならない。

(文書の処理)

第14条　軽易な文書又は訂正を命じるものは、付せんにより処理するものとする。

(文書の横書き)

第15条　文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りではない。

(決裁及び年月日の記入)

第16条　決裁及び施行した起案書には、事務局長が決裁及び施行年月日を記入しなければならない。

(発信者名)

第17条　文書の発信は、管理者名を用いる。ただし、軽易な文書は、事務局長名を用いることができる。

(発信文書の公印及び割印)

第18条　発送文書には、すべて公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書及び印刷物その他文書の性質上不用と認めるものは、これを省略することができる。

(発送の処理)

第19条　事務局長は、発送文書の回付があったとき、その施行は、日時を指定されたものを除き即日行わなければならない。

(文書の整理)

第20条　文書は、すべての事件の完結するまで順次整理し、その所在を明らかにしておかなければならない。

(未処理文書の処理)

第21条　事務局長は、未処理文書の照合を受けたときには、その処理状況を回答し、当該未処理文書の担当者に新たに処理期限を示して、速やかに処理するよう措置しなければならない。

(文書分類)

第22条　文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表に従って分類しなければならない。

(完結文書の編集)

第23条　完結文書は、次の方法により文書担当責任者が編集しなければならない。

(保存年限)

第24条　文書保存年限は、次によることとし、その基準は、別表のとおりとする。

(文書の保存)

第25条　文書は、それぞれ文書の保存年限に従って保存期間が満了するまでの間保存する。

(保存文書の利用)

第26条　永年保存簿冊の保存書庫において保存されている文書を利用する場合は、事務局長の許可を得なければならない。

(文書の廃棄)

第27条　文書の廃棄は、毎年5月から6月までの文書整理期間に行うものとする。